El aprovechamiento de nuestro tiempo depende de la capacidad de gestionarlo bien. El tiempo es un recurso, y como todo recurso, podemos utilizarlo mejor o peor.
Para dominar la gestión del tiempo es necesario establecer un equilibrio entre el corto plazo (tareas cotidianas) y el largo plazo (prever el futuro).
6 acciones que trabajó Patricia para gestionar mejor el tiempo:
1) Planificar:
Hacer un plan de actuación antes de empezar, para no caer en la trampa de actuar con improvisación, reaccionando ante lo que ocurre. Enumerar metas diarias, que puede hacerse tanto en una agenda como en una hoja suelta. Lo importante es la finalidad: tener a mano las tareas que tengamos que hacer en una lista limitada, para poder ir tachando elementos de la lista y poder ver nuestro avance. Debe ser flexible y dejar un margen para adaptarse a los imprevistos diarios, pero con intención de cumplirlo para sentir control.
2) Distribuir:
Asignar a cada actividad un espacio en el horario: siendo realistas y no creyendo que una actividad se desempeña en el mismo tiempo que utilizamos para pensar en ella (un segundo o menos). Recordar que una tarea puede tener unos pasos y tendremos que pasar por todos ellos para terminarla. Saber el tiempo que dedicamos a cada cosa, para ver si está bien distribuido. Por ejemplo, si tenemos 100 minutos y 10 cosas para hacer, podríamos dedicar 10 minutos a cada cosa.
3) Definir la prioridad y el objetivo de cada actividad, para poder emplear un tiempo proporcional a su importancia:
¿Qué es lo más urgente, y por tanto tenemos más prisa por terminar? Cuidado, porque muchas veces nosotros mismos nos lanzamos mensajes de urgencia cuando en realidad no la hay. ¿Qué es lo más importante, y aunque no haya prisa, hay que hacerlo bien porque tiene incidencia directa en nuestros objetivos?
Diferenciar entre los objetivos personales y los del puesto de trabajo. Si no tienes tus objetivos claros, no será posible tener metas claras. Los objetivos nos dan las ideas clave para poder priorizar. Cuando desviamos esfuerzos fuera de la diana de los objetivos, nos da la sensación de que hemos perdido el tiempo.
4) Establecer los descansos:
Determinar el momento para suspender la actividad o reanudarla. Los descansos son necesarios, podemos aprender a aplicarlos. El equilibrio de la combinación de tareas y descansos determina el buen aprovechamiento del tiempo. Cuando notamos escasez de tiempo, probablemente se trata de una mala administración, de una carga mal distribuida.
5) Autoconocimiento:
Tener en cuenta nuestro estado físico y mental, nuestra concentración. Muy al inicio de la jornada, el rendimiento suele ser bajo, puesto que estamos tomando contacto con las funciones. En poco tiempo, el rendimiento va aumentando hasta alcanzar su punto máximo. Por eso en las primeras horas, haremos mejor las tareas complejas que requieren concentración y esfuerzo. Y en las últimas horas, que disminuye la concentración y aumenta la fatiga, es mejor hacer tareas rutinarias. A las 9h de trabajo se produce una caída en picado del rendimiento: no tiene sentido seguir. Y después del descanso el rendimiento empieza a crecer otra vez, repitiéndose el proceso.
6) Depurar actividades:
Eliminar aquellas tareas innecesarias para funcionar más ágil y racionalmente. ¿En qué se me va el tiempo? ¿Cuánto? ¿Cómo? Buscar tus “ladrones del tiempo” (aquello que hace que desvíes tus esfuerzos hacia algo que no contribuye al logro de sus objetivos). Ejemplos: teléfono móvil, mensajes de correo no importantes, implicación excesiva en asuntos personales que no precisan abordarse en ese momento, enlazar búsquedas en Internet en bucle sin una intención clara… Es mejor desplazar estos asuntos hacia momentos de descanso.
